PROGRAMA:
MÓDULO 1:
- La función secretarial. Principales responsabilidades. Evolución del rol. Recepción. Atención. Asistencia. Administración. Asesoría. Competencias Necesarias.
- Atención al detalle. Puntualidad. Productividad. Autonomía. Iniciativa. Confidencialidad. Confiabilidad. Colaboración. La relación jefe- secretaria.
- Las claves del éxito de la secretaria ejecutiva. El rol clave en administración de agendas. Organización de viajes. Imagen de la secretaria ejecutiva.
- Clarificación de objetivos y responsabilidades. Identificación de estilo de trabajo. Objetivos, prioridades.
- Metodología de comunicación. Toma de decisiones. Gestión de situaciones difíciles. Relación secretaria y entorno.
MÓDULO 2:
- Definición y acuerdo de roles, objetivos y responsabilidades. Clarificación de prioridades. Definición de rutinas.
- Planificación y asignación del tiempo a actividades. Derivación y delegación de tareas. Organización del tiempo. Toma de decisiones. Elaboración de soluciones.
- Definiciones previas. Separación de responsabilidades. Administración de reuniones.
- Relevamiento de información para reuniones. Reserva de sala, materiales, requerimientos técnicos.
- Criterios para reagendar reuniones. Cancelación de reuniones. Reuniones imprevistas. Administración de agenda en viajes y eventos.
MÓDULO 3:
- Modalidad, compañías, horarios y fechas, conexiones. Planificación de viajes. Reserva de vuelos. Gestión de vuelos. Reserva de hotel.
- Documentación. Gestión de visas. Organización de pagos y desembolsos.
- Conciliación de tarjetas corporativas y personales. Rendición de gastos en efectivo. Pagos con cheques. Transferencia electrónica.
- Eventos de negocios. Regalos corporativos. Impuestos y servicios.
MÓDULO 4:
- Normas de cortesía. Saludos y presentaciones. Asuntos apropiados e inapropiados de conversación. Imagen profesional. Vestimenta. Accesorios.
- Cuidado personal. Recepciones y reuniones. Desayuno de trabajo. Almuerzo y cenas de negocio. Organización de mesas.
- Organización tecnológica de tareas. Temas delegados. Espera de respuestas. Temas urgentes. Reuniones. Recordatorios. Citas. Eventos. Conferencias. Envió de invitaciones. Confirmación de invitados. Conferencias virtuales.
MÓDULO 5:
- Gestión de comunicaciones. Normas de cortesía escrita. Cartas. Invitaciones. Informes. Folletos. Boletines. Actas y minutas de reunión. Comunicados.
- Diferencias entre mail y escritura tradicional. Redacción de comunicaciones internas. Redes sociales.
- Presentación corporativa y personal. Tono de voz y lenguaje corporal. Tiempo de espera. Reglas de derivación. Confidencialidad. Facilitación de información.
- Recolección de información. Gestión de quejas y reclamos. Reporte de llamados. Buenas prácticas de atención telefónica.